Que se necesita para organizar un congreso

Cómo planificar una conferencia

Organizar una conferencia puede ser un calvario, con tantas piezas en movimiento que hasta el más astuto de los organizadores se eche las manos a la cabeza y se desespere. ¿Qué puede hacer si tiene que organizar una conferencia usted mismo, pero no cuenta con años de experiencia y de ensayo y error? Eche un vistazo a nuestra lista de planificación de conferencias y deje que le ayudemos a aliviar parte del estrés que supone planificar este gran acontecimiento.

Lo ideal sería empezar a planificar la conferencia con un año de antelación, con un equipo completo de personal experimentado y un presupuesto acorde. Lo más probable es que esta expectativa no sea razonable.

Si se toma la molestia de organizar una conferencia, es probable que no lo haga porque sí, sino porque tiene algún objetivo en mente. Sin embargo, le sorprenderá saber que muy a menudo no se elabora un documento en el que se exponga el objetivo final de la conferencia.

¿Está aprovechando la ocasión para aumentar las ventas, formar a su equipo y construir su marca o está haciendo algo totalmente distinto? Independientemente de cuál sea su objetivo, lo primero que debe hacer es plasmar por escrito lo que quiere conseguir, de modo que todo el trabajo posterior se oriente hacia la consecución de ese objetivo y su conferencia sea un éxito.

Preparar la conferencia

Organizar una conferencia puede ser una tarea ingente. Y, cuanto mayor sea el evento, más variables habrá que abordar, tener en cuenta y planificar. Pero no podemos pasar por alto los muchos beneficios que reporta la celebración de un evento para su público objetivo, ya sea dando a sus miembros la oportunidad de experimentar su negocio de una manera nueva, creando asociaciones más sólidas con sus vendedores y proveedores o generando ingresos adicionales.

Relacionado: 4 maneras de organizar una conferencia que sea algo más que un simple networkingBasado en mi experiencia dirigiendo LTV Conf, una conferencia para más de 300 personas dirigida a propietarios de empresas SaaS, inversores y ejecutivos, he aprendido que dirigir una conferencia eficaz es un arte y una ciencia. He aquí los pasos clave necesarios para garantizar que su evento conecte con su público. Es importante prepararse para el éxito. Así que, aunque la tentación sea pasar por alto los detalles más sutiles de la organización de una conferencia, hay que tomarse el tiempo necesario para pensar con antelación cómo se va a organizar todo, o el acto podría acabar siendo un desastre. Empiece por reflexionar:

Organizar un acto

Organizar un evento es siempre un gran reto. Puede parecer que planificar un evento en línea es mucho más fácil que preparar una conferencia presencial. Después de todo, no necesitamos reservar un lugar, catering y alojamiento para los empleados. Mientras organizábamos la edición fija del Jira Day 2020, lo teníamos (casi) todo preparado. Debido a las circunstancias pandémicas, nos enfrentamos a una difícil elección: cancelar el evento o trasladarlo al mundo virtual. Elegimos la segunda opción. En este artículo, compartiremos nuestra experiencia en la organización de conferencias en línea y demostraremos que, con una gestión adecuada y una herramienta cuidadosamente seleccionada, la planificación de eventos no tiene por qué convertirse en una misión espacial.

Cualquiera que haya organizado alguna vez un evento sabe que se trata de un proyecto muy complejo con muchas dimensiones. No existe una receta probada para preparar un evento porque cada uno de ellos es diferente. Incluso en el evento más cuidadosamente planificado pueden surgir situaciones imprevistas, y los posibles problemas surgirán en los lugares donde menos los esperemos. ¿Significa esto que podemos organizar una conferencia espontáneamente, sin un plan? Claro, pero este planteamiento no garantiza el éxito. La planificación es un aspecto clave. Además del programa principal, también conviene contar con un plan de emergencia.

Modelo de estrategia de conferencias

Las conferencias son eventos emblemáticos que constituyen la base de su estrategia de crecimiento empresarial. Son un vehículo fundamental para impulsar la comunicación moderna, ya sea para eventos internos como reuniones de ventas, retiros de la junta directiva, seminarios de formación, o para llegar a las principales partes interesadas a través de lanzamientos de productos, ruedas de prensa y asambleas generales anuales. Ya se trate de aumentar los ingresos, generar contactos, impulsar las ventas o formar a los empleados, las conferencias ofrecen oportunidades cruciales para transmitir su mensaje al público adecuado.

A medida que las reuniones y conferencias adquieren mayor importancia para impulsar su estrategia empresarial, también aumenta la necesidad de gestionarlas. Antes de adentrarnos en esta exhaustiva guía sobre "Gestión de conferencias", le explicamos lo que vamos a tratar:

Se prevé que la industria mundial de negocios grupales (reuniones, eventos, conferencias y exposiciones) se expanda a una CAGR del 7,6% de 2018 a 2025, alcanzando alrededor de GBP 1129 mil millones en tamaño total. El crecimiento se verá impulsado principalmente por el aumento del número de viajeros de negocios internacionales, las iniciativas gubernamentales para desarrollar el sector de los negocios en grupo y el cambio de tendencia hacia la creación de experiencias más personalizadas e inmersivas mediante el uso de software moderno de planificación de eventos y realidad virtual y aumentada. Por regiones, Europa ha dominado el sector mundial de los viajes en grupo, con más del 42 % de la cuota del sector mundial de los viajes en grupo, y se prevé que siga creciendo a una tasa compuesta anual del 6,9 % durante el período de previsión.